Gestion des disponibilités du logiciel de prise de rendez-vous en ligne - RDV-Santé.

Dans ce tutoriel, nous allons vous apprendre à configurer vos grilles de rendez-vous en ligne ainsi que votre agenda grâce à l’onglet "Disponibilités" de votre espace de configuration RDV-Santé.

I - Disponibilités et grille de rendez-vous en ligne

II - Disponibilités et agenda en ligne

Pour accéder à votre espace de configuration, cliquez sur le lien qui vous a été transmis par mail. Entrez votre identifiant ainsi que votre mot de passe et cliquez sur le bouton “Se Connecter”. Vous voilà sur votre espace de configuration.

Disponibilités et grille de rendez-vous en ligne

Nous allons d’abord étudier les modifications que vous pouvez apporter à vos grilles de rendez-vous grâce à l’onglet "Disponibilités". Pour cela, vérifiez que vous avez bien sélectionné votre grille de rendez-vous en cliquant sur l’onglet comportant deux carrés. Rendez vous ensuite dans l’onglet “Horaires d’ouverture”.

Horaires d'ouverture de la grille de prise de rendez-vous

Ce dernier permet de définir la forme générale de votre grille de prise de rendez-vous. Pour qu’un jour s’affiche sur votre grille, cochez celui-ci. Ici, nous allons ajouter le Samedi. L’amplitude horaire permet de donner la forme générale de votre grille : les patients pourront seulement prendre rendez-vous dans vos heures de disponibilités. Le bouton “Appliquer à tous” vous permet d’appliquer les mêmes horaires à tous les jours de la semaine cochés après avoir rempli ceux du lundi.

Vous pouvez ensuite choisir si votre grille doit afficher tous les jours de la semaine ou seulement ceux sélectionnés, combien de semaines elle doit afficher sur une même page, le premier jour de la grille et si vous souhaitez directement afficher le premier rendez-vous disponible.

Vous pouvez autoriser la prise de rendez-vous seulement sur une certaine période en cochant “Autoriser les rendez-vous en ligne uniquement entre des dates fixes”. Bloquer automatiquement des plages horaires vous permettra d’empêcher les patients de prendre rendez-vous sur cette plage horaire sans pour autant avoir à rentrer de rendez-vous sur votre agenda.

Vous pouvez également activer la gestion des créneaux d’urgence en créant un événement intitulé “Urgences” dans votre agenda. Vous pourrez alors choisir combien de temps avant le rendez-vous cette plage horaire deviendra disponible à la prise de rendez-vous en ligne.

En résumé, cet onglet donne un cadre à la prise de rendez-vous en ligne. Il vous suffira ensuite de gérer simplement vos disponibilités directement via votre agenda RDV-Santé ou Google si vous êtes synchronisé.

Onglet Rendez-vous

L’onglet rendez-vous vous permet de définir votre fuseau horaire, ainsi que le nombre de créneaux dans un même rendez-vous et leur durée. La durée peut être scindée en plusieurs slots (par exemple, un rendez-vous de 30 minutes correspond à deux slots de 15 minutes). Cela donnera plus de flexibilité à votre grille de prise de rdv. Vous pouvez aussi bloquer du temps avant et après chaque rendez-vous et décider du nombre de rendez-vous sur une même plage horaire. Définissez enfin la durée minimum et maximum avant un rendez-vous et au delà duquel il n’est plus possible de réserver ce rendez-vous.

L’option “Permettre les rendez-vous sur des créneaux occupés faisant référence à ce texte” permet d’autoriser des rendez-vous uniquement sur des plages que vous aurez défini dans votre agenda. Pour définir une plage dans votre agenda, il vous suffit de créer un rendez-vous dont le titre correspond strictement à ce texte (attention donc aux majuscules).
La durée de ce rendez-vous doit être au moins équivalente à la durée par défaut d'un rendez-vous.

Onglet Calendrier

Choisissez ici quel(s) calendrier(s) synchroniser avec votre grille de rendez-vous en ligne et sur quel agenda vont s’afficher les rendez-vous pris par vos patients. Vous pouvez ajouter ou supprimer un calendrier ainsi que les déplacer pour les réorganiser. Dans “Récupérer les calendriers des autres grilles” vous pouvez retrouver tous les calendriers déjà créés, les intégrer et les synchroniser si ce n’est déjà fait. Si vous avez choisi la synchronisation Google, vos calendriers seront modifiables seulement via votre agenda Google.

Disponibilités et agenda en ligne

Passons maintenant en mode agenda en cliquant dans votre espace de configuration sur le double carré en haut. L’onglet disponibilités ne comporte alors plus que deux pages. L’onglet rendez-vous conserve uniquement votre fuseau horaire. Dans l’onglet calendrier, vous pourrez choisir quels calendriers synchroniser avec votre agenda, leur attribuer une couleur et choisir sur quel calendrier par défaut seront inscrits les rendez-vous. À nouveau, en cas de synchronisation Google, vous retrouverez ici vos calendriers.

Pensez à sauvegarder dès que vous effectuez une modification.

Voilà, vous savez désormais comment donner un cadre à vos grilles de rendez-vous ainsi que votre agenda grâce à l’espace de configuration RDV-Santé ! Si vous avez encore des questions, n’hésitez pas à regarder nos autres tutoriels ou à nous envoyer un mail.